Clama erfolgreich einführen – Leitfaden für Schulleitungen

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Clama kann Lehrkräfte, Schulleitungen und multiprofessionelle Teams entlasten und zu mehr Transparenz sowie besserer Zusammenarbeit beitragen. Damit diese Wirkung im Schulalltag tatsächlich spürbar wird, braucht es mehr als nur die technische Bereitstellung. Die folgenden Empfehlungen helfen Ihnen dabei, Clama nachhaltig und sinnvoll einzuführen.

✅ 1. Clama in der erweiterten Schulleitung kennenlernen

Damit Sie das Tool kennenlernen, stellen wir Clama gerne im Rahmen eines 20–30-minütigen Online-Termins Ihrer (erweiterten) Schulleitung kurz vor. Für Nicht-Schulleitungsmitglieder bieten wir einen Dummy-Testaccount an, um Clama selbständig vorzustellen und dann intern weiterzutragen. 

📅 Jetzt Termin buchen:
👉 Vorstellung Clama – erweiterte Schulleitung

✅ 2. Entscheidung für die kostenfreie Testphase im Schulleitungsteam treffen

Clama kann 3 Monate vollständig kostenfrei und unverbindlich im echten Schulalltag getestet werden – nicht nur als Demo.

❌ Eine Vorab-Abstimmung im Kollegium ist nicht empfehlenswert – meist kann erst durch das Ausprobieren eine fundierte Entscheidung getroffen werden. Das ist der Grund, warum wir einen kostenfreien Testzeitraum anbieten. Nutzen Sie diesen, damit das Kollegium sich ein fundiertes Bild machen kann. 

✅ 3. Clama einrichten

Sie können Clama mit uns gemeinsam oder selbstständig einrichten:

🛠️ Einrichtung mit unserem Team (empfohlen)
Dauer: 30–45 Minuten (je nach Anbindung an IServ/WebUntis oder ohne Anbindung)
👉 Einrichtungstermin buchen

💡 Alternativ: Selbstständige Einrichtung möglich
🔗 Hilfevideos: clama-schule.de/hilfecenter

Da Clama personenbezogene Daten verarbeitet, benötigen wir für die Testphase:

• Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
• Einen Lizenzvertrag mit transparenter Darstellung der Testphase & möglicher Kosten

📩 Bitte informieren Sie uns bei selbstständiger Einrichtung, damit wir Ihnen die Verträge zusenden können.

✅ 4. Kostenfreie Schulung für das Kollegium 

Wir bitten um die Inanspruchnahme unserer Basisschulung (ca. 30 Minuten), die Lehrkräften hilft, die wichtigsten Funktionen zu verstehen und das Tool direkt anzuwenden. Eine fehlende Schulung führt erfahrungsgemäß dazu, dass das Tool nicht richtig in den Schulalltag integriert wird. 

💡 Unsere Empfehlung:

• Die Schulung sollte verpflichtend im Rahmen einer Dienstbesprechung oder Lehrerkonferenz stattfinden, damit alle Lehrkräfte den gleichen Kenntnisstand haben. 
• Vor einer Schulung direkt vor den Ferien raten wir ab. 
• Vor der Schulung sollten die wichtigsten Einrichtungsschritte abgeschlossen sein, damit die Lehrkräfte im Anschluss Clama sofort im Alltag ausprobieren können. Dazu zählt die Registrierung der Lehrkräfte vor der Schulung, die Rechtevergabe, das Einpflegen der Schulregeln und Schulorte. 

💻 Teilnahme von Zuhause möglich:
Lehrkräfte können sich über Zoom von überall aus einwählen.

📅 Mehr Infos zur Schulung & Termin vereinbaren

✅ 6. Clama im Schulalltag testen

Jetzt beginnt die Praxisphase! Die Schule nutzt Clama im echten Alltag.

💡 Unsere Empfehlungen:

• Keine Dummy-Daten verwenden – nur echte Klassen zeigen den Mehrwert
• Keine Teileinführung (z. B. nur ein Jahrgang) – das erschwert die Fallbearbeitung, da insbesondere bei klassenübergreifenden Vorfällen Lücken entstehen.
• Keine Doppeldokumentation anordnen 

✅ 7. Bei Bedarf: Technische Rückfragen & Rückmeldung im Kollegium

Sie können jederzeit ein Online-Meeting buchen, um Fragen zu klären oder das Feedback aus dem Kollegium zu besprechen.

📅 Termin buchen

✅ 8. Bei Bedarf: Kostenfreie Aufbau-Schulung nutzen

Wenn die Kolleg:innen sich gut in Clama eingefunden haben, können sie Funktionen eigenständig entdecken und dazu Videos im Hilfecenter finden oder jederzeit eine kostenfreie Aufbau-Schulung für das Kollegium vereinbaren:

📅 Mehr Infos zur Aufbau-Schulung & Termin vereinbaren

✅ 9. Bei Bedarf: Kostenpflichtige inhaltliche Fortbildungen buchen 

Wenn Sie und Ihre Kolleg:innen noch tiefer in Clama eintauchen möchten, können Sie kostenpflichtige Fortbildungen buchen, in denen praxisnahes Wissen vermittelt wird, um das volle Potenzial von Clama auszuschöpfen und nachhaltig in den Schulalltag zu integrieren. Dazu zählen beispielsweise Fortbildungen zu Handlungsketten bei einem Gewaltvorfall oder die Integration bestehender pädagogischer Konzepte in Clama. Wir bieten auch umfangreiche Fortbildungskonzepte an, die wir individuell auf Ihre Schule zuschneiden.

👉 Hier finden Sie unser Fortbildungsangebot

🔧 Weitere Hinweise zur Nutzung

• Rechtevergabe beachten:
  Wenn Lehrkräfte keine Zugriffsrechte für bestimmte Klassen haben, können sie relevante Inhalte weder sehen noch ergänzen – der Informationsfluss wird dadurch unterbrochen und ein richtiges Testen ist nicht möglich.
• Benachrichtigungen anpassen:
  Wenn alle Lehrkräfte Schreib- und Leserechte für alle Klassen erhalten, bekommen sie standardmäßig E-Mail-Benachrichtigungen zu allen Klassen – was schnell zur Überlastung führen kann. Jede Lehrkraft sollte daher individuell festlegen, für welche Klassen sie Benachrichtigungen erhalten möchte:
  🔗 Anleitung zur Benachrichtigung
• Klare Trennung von Clama und digitalem Klassenbuch: Wenn Sie bereits ein digitales Klassenbuch nutzen, empfehlen wir, auf eine doppelte Dokumentation zu verzichten. Bitte beachten Sie, dass in vielen Bundesländern und digitalen Klassenbüchern die Dokumentation von Gewaltvorfällen rechtlich nicht zulässig ist. Schulen, die sowohl ein digitales Klassenbuch als auch Clama verwenden, dokumentieren unterrichtsbezogene Inhalte und Arbeitsverhalten im digitalen Klassenbuch, während Clama ausschließlich für die Erfassung und Bearbeitung des Sozialverhaltens genutzt wird. Es ist wichtig, dass insbesondere Fachlehrkräfte Clama nicht mit einem digitalen Klassenbuch verwechseln. Obwohl es auf den ersten Blick im Bereich Dokumentation ähnliche Funktionen bietet, verfolgt es einen anderen Einsatzzweck und erfüllt einen spezifischen Bedarf. Dies wird insbesondere für Klassenleitungen, Schulleitungen und multiprofessionelle Teams im Laufe der Zeit deutlich, die Clama zur Fallbearbeitung, zur Planung und Durchführung pädagogischer Maßnahmen, zur Förderung individueller Kompetenzen, zur Präventionsarbeit und zur Schulentwicklung nutzen. 
• Eine obligatorische Nutzung von Clama nach der Testphase kann hilfreich sein: Einige Schulen setzen die Nutzung von Clama obligatorisch um, da die Dokumentation von verbalen und körperlichen Gewaltvorfällen zu den Dienstpflichten der Lehrkräfte gehört und eine (zusätzliche) händische Dokumentation in der Praxis für viele Schulen nicht tragbar ist. Während des Erprobungszeitraums empfehlen wir jedoch, von einer verpflichtenden Nutzung abzusehen, um den Lehrkräften die Möglichkeit zu geben, Clama in ihrem eigenen Tempo auszuprobieren. Lehrkräfte, die das Tool nicht selbst testen, sammeln jedoch keine fundierten Erfahrungen, die für eine spätere Entscheidung über die dauerhafte Nutzung wichtig sind.
• Optional: Start mit einer kleinen Expert:innengruppe: Eine kleine Gruppe testet Clama vorab, bevor es für das gesamte Kollegium geöffnet wird. Das kann je nach Schulgröße und aktuellen Belastungen hilfreich sein, ist aber kein Muss.

💬 Fragen?

Wenn Sie Fragen haben oder unsicher sind, wie Sie starten sollen: Melden Sie sich gerne jederzeit bei uns: kontakt@clama-schule.de

📞 Support: Bei technischen Problemen können Sie jederzeit einen Support-Termin über folgenden Link buchen: Support-Termin vereinbaren

💡 Für Feedback oder Wünsche zu Verbesserungen und Funktionen nutzen Sie bitte unser Formular. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!