Hinweis: Für die Aktualisierung der Daten benötigen Sie Administratorenrechte in IServ und in Clama

Schritt 1: Freigabe neuer Klassen in Eduplaces

Bestehende Klassen werden grundsätzlich automatisch über IServ aktualisiert. Wenn Sie jedoch neue Klassen in IServ angelegt haben, müssen diese zusätzlich in Eduplaces für die Datenübertragung freigegeben werden.

⚙️ So geben Sie neue Klassen frei

1. 🔑 Melden Sie sich in IServ mit Ihrem Admin-Account an.
2. 📂 Öffnen Sie Eduplaces.
3. ⚙️ Gehen Sie in die Einstellungen.
4. ✅ Klicken Sie auf Freigeschaltete Apps.
5. 🔧 Wählen Sie bei Clama oben rechts das Zahnrad-Symbol.
6. 👥 Scrollen Sie nach unten bis zum Bereich „Gruppen übertragen“.
7. ➕ Fügen Sie hier die neuen Klassen hinzu, sodass diese ebenfalls übertragen werden.
8. 💾 Klicken Sie unten rechts auf Speichern.
9. 🌐 Gehen Sie jetzt in Eduplaces und melden Sie sich in Clama an.

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✅ Fertig! 🥳 Ab sofort werden die neuen Klassen automatisch an Clama übertragen und stehen dort für Sie und Ihr Kollegium zur Verfügung.

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Schritt 2: Nicht mehr benötigte Klassen archivieren

In IServ gelöschte Klassen werden in Clama nicht automatisch gelöscht. So verhindern wir, dass bereits vorhandene Datensätze und Schülerakten unbeabsichtigt verloren gehen. Wenn Sie wollen, dass die alten, nicht mehr benötigten Klassen in Clama nicht mehr sichtbar sind, müssen Sie diese daher in Clama manuell archivieren oder löschen.

1️⃣ Adminansicht öffnen
→ Klicken Sie auf Adminansicht.
→ Gehen Sie in die Verwaltung und klicken Sie links im Menü auf „Klassen“.

2️⃣ Klasse archivieren
→ Wählen Sie die Klasse aus, die Sie nicht mehr benötigen.
→ Klicken Sie auf Archiv-Modus und dann auf „archivieren“.

✅ Hinweise:

• Beim Archivieren bleiben sämtliche vorhandenen Daten und Schülerakten erhalten. Dadurch können Sie Ihrer Aufbewahrungspflicht nachkommen.
• Die Klasse wird lediglich aus der aktiven Ansicht entfernt und Lehrkräfte können damit nicht mehr auf die archivierten Klassen zugreifen.
• Archivierte Klassen können weiterhin über das Archiv aufgerufen werden.

⚠️ Wichtig:
Sollten Sie Schüler- oder Klassendaten vollständig aus Clama entfernen wollen, können Sie diese stattdessen manuell löschen. Beim Löschen werden die Klasse bzw. die Schüler inklusive der dazugehörigen Datensätze und Schülerakten endgültig gelöscht. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

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Schritt 3: Rechte & Zuordnungen kontrollieren

Zum neuen Schuljahr ändern sich häufig Klassenleitungen und weitere Zuständigkeiten. Kontrollieren Sie deshalb, ob die Zuordnung der Lehrkräfte und deren Rechte noch aktuell sind.

1️⃣ Adminansicht öffnen
→ Öffnen Sie die Adminansicht.
→ Gehen Sie in die Verwaltung und klicke Sie auf „Rechte & Rollen„.

2️⃣ Rechte-Rollen-Verteilungen kontrollieren
→ Kontrollieren Sie, welche Lehrkräfte den jeweiligen Klassen zugeordnet sind.
→ Überprüfen Sie die vergebenen Lese- und Schreibrechte.

• Schreibrechte ermöglichen es Lehrkräften, für die entsprechende Klasse zu dokumentieren.
• Leserechte ermöglichen zusätzlich den Einblick sämtliche Dokumentationen, die alle Lehrkräfte vorgenommen haben.

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Schritt 4: Backup alle Schülerberichte erstellen

Bei Bedarf können Sie zusätzlich ein lokales Backup aller Schülerberichte aus dem vorherigen Schuljahr erstellen. In Clama können Sie mit wenigen Klicks die Schülerberichte einer gesamten Klasse gesammelt als PDF-Dateien exportieren und herunterladen.

Wir empfehlen, diesen Schritt mindestens einmal pro Schuljahr als zusätzliche Datensicherung durchzuführen.

📥 Die heruntergeladenen Dateien können Sie anschließend lokal speichern oder bei Bedarf ausdrucken und physisch ablegen.

➡️ Wie Sie alle Schülerberichte einer Klasse herunterladen, erfahren Sie in diesem Artikel: [Datensicherung aller Schülerberichte]

✅ Schuljahreswechsel abgeschlossen

📞 Support: Bei technischen Problemen können Sie jederzeit einen Support-Termin über folgenden Link buchen: Support-Termin vereinbaren

💡 Für Feedback oder Wünsche zu Verbesserungen und Funktionen nutzen Sie bitte unser Formular. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!