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Physische Datensicherung / Backup
Clama ermöglicht es Ihnen, die digitalen Schülerberichte Ihrer Klassen gesammelt als PDF-Dateien herunterzuladen und bei Bedarf auszudrucken und physisch abzulegen.
Wir empfehlen, diesen Schritt regelmäßig und mindestens einmal pro Schuljahr als zusätzliche Datensicherung durchzuführen.
👤 Tipp: Benennen Sie mindestens eine verantwortliche Person, z. B. eine Schulverwaltungsassistenz, die diese Datensicherung zu klar definierten Zeitpunkten übernimmt.
🔐 Welche Rechte werden benötigt?
Um Schülerberichte für alle Klassen über die Admin-Ansicht herunterzuladen, benötigen Sie Administratorenrechte in Clama und Leserechte für alle Klassen, zu denen Sie einen Export generieren möchten.
Personen ohne Administratorenrechte können die Schülerakten einer einzelnen Klasse gesammelt über die Klassenansicht herunterladen, sofern sie Leserechte für die gesamte Klasse bzw. Gruppe besitzen.
In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie als Administrator die Schülerberichte für einzelne oder alle Klassen mit wenigen Klicks herunterladen können.
1️⃣ Admin-Ansicht öffnen
Öffnen Sie die Admin-Ansicht und klicken Sie auf Aktionen.
2️⃣ Bereich „Daten herunterladen“ öffnen
Wählen Sie links im Menü Daten herunterladen aus.
⚠️ Bitte stellen Sie sicher, dass Sie für alle Klassen Leserechte besitzen, deren Schülerberichte Sie herunterladen möchten.
Fehlende Rechte können Sie unter Verwaltung → Rechte & Rollen oder direkt an dieser Stelle ergänzen. Wenn Sie Administratorenrechte haben, können Sie sich eigenständig Leserechte für die entsprechenden Klassen geben.
3️⃣ Klassenberichte erstellen
Klicken Sie auf Klassenberichte erstellen.
4️⃣ Konfiguration der Schülerberichte festlegen
Passen Sie nun die Konfiguration der Schülerberichte an.
➕ Neben wichtigen Schulinformationen können Sie festlegen, welche Informationen in den Schülerberichten enthalten sein sollen.
➕ Klicken Sie anschließend auf Konfiguration speichern, um diese Einstellungen als Grundkonfiguration für zukünftige Exporte zu übernehmen.
➡️ Die Konfiguration können Sie jederzeit wieder anpassen.
5️⃣ Berichte für die Klassen erstellen
Erstellen Sie nun für jede gewünschte Klasse ein Dokument, das die Schülerberichte aller Schüler dieser Klasse enthält.
Klicken Sie dazu bei der jeweiligen Klasse auf Bericht erstellen.
6️⃣ Schülerberichte herunterladen und sichern
Laden Sie die erstellten Schülerberichte anschließend lokal herunter.
📥 So können Sie die Dateien zusätzlich außerhalb von Clama sichern.
🖨️ Bei Bedarf können Sie die Schülerberichte anschließend ausdrucken und physisch in den entsprechenden Akten ablegen.
⚠️ Wichtiger Hinweis zur Datensicherung:
Das von Ihnen als Administrator erstellte Backup enthält nur die Daten, auf die Sie selbst in Clama Zugriff haben.
Bei der Gesprächsdokumentation ist die Verschlüsselung standardmäßig aktiviert. Wenn Kollegen Gespräche dokumentieren und Ihnen keinen Zugriff darauf erteilt haben, können diese Gesprächsprotokolle daher nicht über Ihr Administrator-Backup gesichert werden.
Bitte informieren Sie daher Ihr Kollegium rechtzeitig darüber, dass alle Kollegen ihre jeweiligen Gesprächsprotokolle, regelmäßig bzw. spätestens bis zum Vertragsende selbst aus Clama exportieren bzw. herunterladen müssen.
💡 Unsere Empfehlung: Führen Sie diese zusätzliche Datensicherung in festen Abständen, mindestens jedoch einmal pro Schuljahr, durch und legen Sie intern fest, wer für die Durchführung verantwortlich ist.
📞 Support: Bei technischen Problemen können Sie jederzeit einen Support-Termin über folgenden Link buchen: Support-Termin vereinbaren
💡 Für Feedback oder Wünsche zu Verbesserungen und Funktionen nutzen Sie bitte unser Formular. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!