Hinweis: Für die nachfolgenden Schritte benötigen Sie Administratorenrechte in Clama.

Durch die Anbindung an WebUntis werden Änderungen an Klassen und Schüler automatisch in Clama übernommen:

➕ Neu in WebUntis angelegte Klassen und Schüler werden automatisch in Clama durch Ihre Anmeldung als Admin von WebUntis in Clama übertragen. Hier müssen Sie nichts weiter tun.

🔄 Auch wenn Sie Schüler in WebUntis einer anderen Klasse zuordnen, wird diese Änderung automatisch in Clama übernommen. Bereits vorhandene Datensätze und Schülerakten bleiben dabei erhalten.

Damit Ihr Kollegium auch im neuen Schuljahr reibungslos mit Clama arbeiten kann, sollten Sie dennoch die folgenden Schritte durchführen.

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Schritt 1: Nicht mehr benötigte Klassen archivieren

In WebUntis gelöschte oder nicht mehr benötigte Klassen werden in Clama nicht automatisch gelöscht. So verhindern wir, dass bereits vorhandene Datensätze und Schülerakten unbeabsichtigt verloren gehen.

1️⃣ Adminansicht öffnen
→ Klicken Sie auf Adminansicht.
→ Gehen Sie in die Verwaltung und klicken Sie links im Menü auf „Klassen“.

2️⃣ Klasse archivieren
→ Wählen Sie die Klasse aus, die Sie nicht mehr benötigen.
→ Klicken Sie auf Archivieren.

✅ Hinweise:

• Beim Archivieren bleiben sämtliche vorhandenen Daten und Schülerakten erhalten.
• Die Klasse wird lediglich aus der aktiven Ansicht entfernt und Lehrkräfte können damit nicht mehr auf die archivierten Klassen zugreifen.
• Archivierte Klassen können weiterhin über das Archiv aufgerufen werden.

⚠️ Wichtig:
Sollten Sie Schüler- oder Klassendaten vollständig aus Clama entfernen wollen, können Sie diese stattdessen manuell löschen. Beim Löschen werden die Klasse bzw. die Schüler inklusive der dazugehörigen Datensätze und Schülerakten endgültig gelöscht. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

🔀 Besonderheit bei neu zusammengesetzten Klassen

Werden Klassen (in einzelnen Jahrgängen) neu zusammengesetzt, prüft Clama anhand der bisherigen Schüler, ob eine neue Klasse als Nachfolger einer bestehenden Klasse erkannt werden kann.

Bleiben weniger als 60 % der ursprünglichen Klassenzusammensetzung bestehen, wird die neue Klasse nicht automatisch als Nachfolgeklasse zugeordnet. Dadurch kann es vorkommen, dass sowohl die bisherige als auch die neu angelegte Klasse weiterhin als aktive Klassen angezeigt werden.

➡️ Wenn Ihnen doppelte Klassen angezeigt werden, prüfen Sie über das Schüler-Icon, welche davon die alte und daher nicht mehr benötigte Klasse ist. Anschließend können Sie diese über die Archivfunktion archivieren.

➡️ Prüfen Sie außerdem die Rechte für die neu angelegten Klassen und weisen Sie diese den zuständigen Personen zu (näheres in Schritt 2).

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Schritt 2: Rechte & Zuordnungen kontrollieren

Zum neuen Schuljahr ändern sich häufig Klassenleitungen und weitere Zuständigkeiten. Kontrollieren Sie deshalb, ob die Zuordnung der Lehrkräfte und deren Rechte noch aktuell sind.

1️⃣ Adminansicht öffnen
→ Öffnen Sie die Adminansicht.
→ Gehen Sie in die Verwaltung und klicke Sie auf „Rechte & Rollen„.

2️⃣ Rechte-Rollen-Verteilungen kontrollieren
→ Kontrollieren Sie, welche Lehrkräfte den jeweiligen Klassen zugeordnet sind.
→ Überprüfen Sie die vergebenen Lese- und Schreibrechte.

• Schreibrechte ermöglichen es Lehrkräften, für die entsprechende Klasse zu dokumentieren.
• Leserechte ermöglichen zusätzlich den Einblick sämtliche Dokumentationen, die alle Lehrkräfte vorgenommen haben.

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Schritt 3 (bei Bedarf): Backup alle Schülerberichte erstellen

Bei Bedarf können Sie zusätzlich ein lokales Backup aller Schülerberichte aus dem vorherigen Schuljahr erstellen. In Clama können Sie mit wenigen Klicks die Schülerberichte einer gesamten Klasse gesammelt als PDF-Dateien exportieren und herunterladen.

Wir empfehlen, diesen Schritt mindestens einmal pro Schuljahr als zusätzliche Datensicherung durchzuführen.

📥 Die heruntergeladenen Dateien können Sie anschließend lokal speichern oder bei Bedarf ausdrucken und physisch ablegen.

➡️ Wie Sie alle Schülerberichte einer Klasse herunterladen, erfahren Sie in diesem Artikel: [Datensicherung aller Schülerberichte]

✅ Schuljahreswechsel abgeschlossen

📞 Support: Bei technischen Problemen können Sie jederzeit einen Support-Termin über folgenden Link buchen: Support-Termin vereinbaren

💡 Für Feedback oder Wünsche zu Verbesserungen und Funktionen nutzen Sie bitte unser Formular. Wir freuen uns über jede Rückmeldung!